Unified Mail Archive (UMA)
Ein Großteil der täglichen Geschäftskorrespondenz und wichtiger Dokumente wird als E-Mail verschickt. Diese Dokumente sind extrem wichtig für Ihr Unternehmen. DieMailsysteme sind dabei mit den Datenmengen oft zu stark belastet, eine Recherche über die Mailprogramme ist oft langsam oder führt erst gar nicht zu brauchbaren Ergebnissen. Anwender löschen oft wichtige E-Mails und Dokumente in ihren Accounts.
Das revisionssichere Mail- und Dokumenten-Archivierungssysteme UMA löst diese Probleme in nur einem einzigen System. UMA ist als Software für virtuelle Umgebungen (Cloud) und als vorkonfigurierte Appliance verfügbar und die derzeit einzige Appliance-Lösung zur rechtskonformen und revisionssicheren Archivierung nach BSI-Richtlinie TR-eSOR 03125.
Skalierbare Appliances
Die Unified Mail Archive Lösung (UMA) von Securepoint kann als virtuelle Maschine in Microsoft Hyper-V oder VMWare Umgebungen eingesetzt werden oder als dezidierte Hardware-Appliance erstellt werden. Der Umfang der Software ist dabei immer gleich. Die Hardware kann dann nach Ihren Anforderungen skaliert werden.
Features auf einen Blick
- revisionssichere Archivierung
- Entlastung Ihrer Mailserver
- flexible Suche im „Google-Style“
- Einfaches Informations- und Organisationsmanagement von Emails und Dokumenten
- Integrierbar in bestehende Mailserver oder auch POP3 Postfächer
Revisionssichere Archivierung
Rechtskonforme E-Mail-Archivierung erfordert gesetzlich unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiten – zwei, sechs, zehn, 30 Jahre oder sogar ewig. Eine Manipulation der Daten muss dabei ausgeschlossen sein. Viele Archivierungsprodukte erfüllen leider diese Anforderungen nicht und entsprechen damit nicht den Richtlinien (TR 03125) des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Die Rechtssicherheit im Sinne der Beweiswerterhaltung im Fall der Fälle vor Gericht, Finanzamt etc. geht damit verloren. Die geltenden gesetzlichen Anforderungen schreiben jedoch den Einsatz einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung zwingend und umfassend vor.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Gängige gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -zeiten reichen je nach Dokumentenart von 2 Jahren bis ewig. Die Kommunikation mit Geschäftspartnern – dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird – verlangt beispielsweise eine sechsjährige Archivierung. Rechnungen oder Personalakten dagegen müssen 10 Jahre archiviert werden. Gerichtsurteile und Baupläne müssen sogar dauerhaft aufbewahrt werden.